- Ab € 190 — der Umfang wird vorher gemeinsam festgelegt, der Preis steht vor Beginn fest.
- Drei Aufgaben, die sich im Alltag wirklich rechnen: Belege auslesen, Anfragen einordnen, Notizen verschriftlichen.
- Ein Mensch gibt frei. Nichts wird ungeprüft gebucht, beantwortet oder verschickt.
- Wir sagen ehrlich, wenn sich der Einsatz für Ihren Betrieb nicht lohnt.
Worum es hier geht — und worum nicht
„KI im Betrieb“ klingt nach großem Umbau. Gemeint ist das Gegenteil: drei eng umrissene Aufgaben, die in kleinen Betrieben jeden Tag Zeit kosten und sich gut abnehmen lassen. Kein neues System, in das Ihr ganzer Betrieb umziehen muss, und keine Software, die selbstständig Entscheidungen trifft.
Wir bauen das an die Stellen, an denen Sie ohnehin arbeiten. Was dabei herauskommt, ist ein Vorschlag — freigegeben wird er von einem Menschen. Das ist keine Vorsichtsfloskel, sondern der Kern: Eine Maschine, die Belege einliest, liegt gelegentlich falsch. Wer das einkalkuliert und eine Kontrolle einbaut, spart trotzdem viel Zeit. Wer es nicht tut, sucht den Fehler später in der Buchhaltung.
Die drei Aufgaben im Einzelnen
Belege auslesen
Rechnungen, Kassenbons und Lieferscheine kommen als Foto, PDF oder Papier — und müssen als Datum, Betrag, Steuersatz und Lieferant im System landen. Genau dieses Abtippen lässt sich abnehmen: Die Angaben werden aus dem Beleg gelesen und zur Kontrolle vorgelegt. Sie prüfen und geben frei.
Der Nutzen ist dort am größten, wo viele kleine Belege anfallen. Bei wenigen Rechnungen im Monat lohnt der Aufwand nicht — dann sagen wir das auch.
Anfragen einordnen
Im Posteingang liegt alles gemischt: eine dringende Störung, eine Preisanfrage, eine Rechnung, Werbung. Einordnen heißt, jeder Nachricht eine Kategorie und eine Dringlichkeit zu geben, damit das Wichtige oben liegt und nichts liegen bleibt.
Was nicht passiert: Es wird nichts automatisch beantwortet. Der Entwurf oder die Einordnung ist ein Vorschlag, den Sie übernehmen oder verwerfen.
Notizen verschriftlichen
Nach dem Kundentermin steht das Wesentliche im Kopf und nirgends sonst. Aus einer Sprachnotiz wird ein lesbarer Text, aus dem Text ein Eintrag beim richtigen Vorgang. Besonders nützlich für alle, die den ganzen Tag unterwegs sind und abends nicht noch eine Stunde tippen wollen.
Warum immer ein Mensch freigibt
Weil die Verantwortung bei Ihnen bleibt. Eine falsch gelesene Zahl in einer Rechnung, eine als unwichtig eingestufte Störmeldung, eine missverstandene Notiz — das sind reale Fehler, und sie passieren. Der Unterschied zwischen einem nützlichen Werkzeug und einem Ärgernis liegt darin, ob jemand vor der Buchung draufschaut.
Deshalb ist die Freigabe fest eingebaut und nicht abschaltbar. Wer eine Lösung sucht, die vollautomatisch bucht und antwortet, ist bei uns an der falschen Adresse — dafür stehen wir nicht gerade.
Ihre Daten
Bevor irgendetwas gebaut wird, klären wir, welche Daten überhaupt verarbeitet werden, wo sie verarbeitet werden und was davon Ihr Haus verlässt. Das ist bei Belegen und Kundenanfragen keine Nebensache, sondern die erste Frage — besonders in Ordinationen, Kanzleien und überall dort, wo Berufsgeheimnisse gelten.
Was in Ihrem Fall möglich und sinnvoll ist, hängt von den Daten ab. Das besprechen wir vor dem Angebot, nicht danach.
Wann sich das nicht lohnt
Es gibt Fälle, in denen wir abraten:
- Es fallen so wenige Belege oder Anfragen an, dass die Einrichtung länger dauert als die Handarbeit in einem Jahr.
- Die Abläufe ändern sich ständig — dann läuft die Einrichtung der Wirklichkeit hinterher.
- Die eigentliche Bremse ist ein anderes Problem: ein Ablauf, den niemand aufgeschrieben hat, oder ein System, das ohnehin ersetzt gehört. Dann ist eigene Betriebssoftware oder eine Umstellung der Ablage der ehrlichere Weg.
Diese Einschätzung bekommen Sie im Gespräch, bevor Sie etwas beauftragen.
Was es kostet
Der Einstieg liegt ab € 190. Was Ihr Betrieb wirklich braucht, hängt davon ab, welche der drei Aufgaben Sie abgeben wollen, wie Ihre Belege und Anfragen heute hereinkommen und woran das Ergebnis andocken soll. Deshalb steht am Anfang ein Gespräch und danach ein Fixpreis — nicht umgekehrt.
Wenn Sie ohnehin über Ihre Abläufe nachdenken: Wir betreuen die IT von Betrieben in ganz Wien, von der Ordination über die Kanzlei bis zur Baustelle. Oft zeigt sich im Gespräch, dass ein kleiner Schritt mehr bringt als das große Projekt.
Wie wir anfangen
Sie erzählen, welche Handgriffe Sie am meisten Zeit kosten. Wir schauen uns an, wie die Belege und Anfragen heute bei Ihnen ankommen, und sagen Ihnen, welche der drei Aufgaben sich in Ihrem Fall rechnet — und welche nicht. Wenn es passt, bekommen Sie einen Fixpreis; wenn nicht, haben Sie eine ehrliche Antwort und keine Rechnung.
Rufen Sie an: +43 660 815 04 12, Mo–Sa 08–20 Uhr. Oder schreiben Sie über das Formular auf dieser Seite — wir melden uns innerhalb von 15 Minuten zurück.